06. LSICU dla miasta Słupska. Ogólny zarys systemu
Struktura systemu dla Miasta Słupska została wypracowana w okresie od lutego do końca kwietnia 2016 roku podczas czterech dni spotkań warsztatowych. W tworzeniu systemu udział brała grupa składająca się z przedstawicieli Urzędu Miejskiego w Słupsku, jednostek mu podległych i organizacji pozarządowych wypracowując kolejne elementy Lokalnego Systemu Integracji Cudzoziemców i Uchodźców.
Schemat systemu zbudowany został przy udziale instytucji zidentyfikowanych przez uczestników warsztatów jako istotne z punktu widzenia wsparcia i integracji cudzoziemców.
Kluczową rolę w systemie odgrywa zespół koordynujący oraz przewodnicząca. Zespół ten, w minimalnym zakresie, powinien być złożony z przedstawicieli instytucji i podmiotów zaangażowanych w działanie systemu.
W celu powołania zespołu koordynującego konieczna była reorganizacja Zespołu ds. Integracji Uchodźców powołanego zarządzeniem Prezydenta Roberta Biedronia (Zarządzenie Nr 893/ZiSS/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 4 grudnia 2015 r. w sprawie powołania Interdyscyplinarnego Zespołu do Spraw Uchodźców), włączenie w skład zespołu przedstawicieli kluczowych podmiotów (liderów obszarów integracji) i nadanie zespołowi niezbędnych kompetencji formalnych. Istotne było, aby skład zespołu mógł być rozszerzany w przyszłości (zależnie od potrzeb).
Prawidłowe funkcjonowanie systemu opierać się powinno na sprawnym lokalnym systemie prawnym. W pierwszej fazie działania niezbędna będzie analiza prawa lokalnego i dokonanie w nim zmian umożliwiających działania integracyjne w instytucjach i w całym systemie gminnym, także na poziomie uregulowań i procedur w samych instytucjach (zob. np. MOPR http://www.mopr.slupsk.pl/index.php/struktura-organizacyjna-mopr/18-struktura-mopr-aktualna/154-zadania-zespolu-ds-osob-bezdomnych-i-uchodzcow-zakres-2015).
Rys. 1. Schematyczny obraz struktury organizacyjnej LSICU Słupsk.
Źródło: opracowanie własne
Obszary integracji
Do realizacji celów integracyjnych konieczne są działania na wielu różnych płaszczyznach życia społecznego. Od działań stricte pomocowych, doraźnych związanych z wsparciem socjalnym cudzoziemców w zakresie pomocy społecznej, bezpieczeństwa czy zapewnienia podstawowych potrzeb życiowych do działań miękkich, wykraczających poza opiekę podstawową, lecz odgrywających niezwykle ważną rolę w procesie integracji. Z uwagi na złożoność procesu integracji i różne drogi jej realizacji, zdecydowano o wyodrębnieniu kilku obszarów tematycznych — obszarów integracji realizujących szczegółowe cele różnorodnymi metodami i narzędziami.
Podczas tworzenia struktury systemu w Słupsku wyodrębniono sześć obszarów integracji. W obszary te wpisane są poszczególne instytucje zaangażowane w LSICU. Wyłonione obszary nie są przypadkowe, dotyczą spraw, w których cudzoziemiec lub uchodźca może się poruszać lub potrzebować pomocy. Wyznaczone obszary integracji to:
- Polityka społeczna;
- Kultura;
- Edukacja;
- Bezpieczeństwo;
- Komunikacja;
- Praca;
- Organizacje pozarządowe.
W każdym z nich określono kluczowe instytucje (lub grupy instytucji, np. biblioteki, szkoły) odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań oraz lidera obszaru (instytucję koordynującą obszar integracji).
W dalszej części raportu omówione zostaną cele i zadania ogólne przypisane obszarom integracji oraz harmonogram prac w pierwszym okresie działania LSICU. W każdym rolę wiodącą odgrywa lider obszaru — podmiot wyznaczony na koordynatora obszaru.
Liderzy obszarów integracji
Liderzy obszarów integracji to podmioty odpowiedzialne za koordynację i logistykę działań w obszarach integracji LSICU. Zadania wspólne liderów obszarów:
- Wytypowanie instytucji współpracujących w ramach obszaru i budowa zespołu roboczego z określeniem osób odpowiedzialnych za reprezentację instytucji (np. Biblioteka nr …, Szkoła Podstawowa nr …).
- Zdiagnozowanie potrzeb, deficytów i możliwości poszczególnych instytucji pod kątem prowadzenia działań integracyjnych z cudzoziemcami i uchodźcami.
- Zdiagnozowanie potrzebnych zasobów osobowych i finansowych związanych z realizacją działań w obszarze integracji cudzoziemców i uchodźców oraz zgłoszenie ich Radzie Miasta przez Przewodniczącą/Przewodniczącego LSICU.
- Ustalenie kanałów komunikacji i zarządzanie komunikacją wewnątrz obszaru integracji.
- Opracowanie szczegółowych zadań dla obszarów integracji LSICU i poszczególnych instytucji.
- Zaplanowanie i nadzór nad realizacją harmonogramu działań obszarów integracji i poszczególnych instytucji.
- Ewaluacja (badanie i reagowanie) działań na poziomie obszaru integracji.
- Komunikacja z Przewodniczącą LSICU.
- Rozwój kompetencji przedstawicieli/lek instytucji wchodzących w obszar integracji — diagnozowanie i nadzór nad realizacją potrzeb rozwojowych członków obszaru.
- Włączenie organizacji pozarządowych w realizowane działania na rzecz integracji i pomocy cudzoziemcom i uchodźcom.
Koordynacja
Za koordynację działań w obszarze LSICU odpowiada Zespół ds. Integracji Uchodźców powołany w grudniu 2015 roku. Na czele zespołu stoi Przewodnicząca — dyrektor Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych.
Zespół koordynujący zarządza wszystkimi działaniami i kierunkami rozwoju osób i instytucji pracujących w poszczególnych obszarach integracji, ustala harmonogram, monitoruje działania i ewaluację.
Należy podjąć niezbędne działania przygotowawcze w postaci umocowania prawnego Przewodniczącej i Zespołu ds. Integracji Uchodźców oraz rozpoczęcia pozyskiwania niezbędnych zasobów osobowych i środków finansowych na realizację działań związanych z przyjmowaniem i integracją cudzoziemców i uchodźców z budżetu Miasta Słupska lub ze środków zewnętrznych.
Poniżej przedstawiono szczegółowe zadania zespołu koordynującego.
Działania w obszarach integracji
- Nadzór nad obszarami integracji.
- Bezpośredni kontakt z liderami obszarów.
- Nadzór nad realizacją działań w obszarach integracji.
- Organizacja i prowadzenie spotkań zespołu koordynującego.
- Stała współpraca z instytucjami (także spoza LSICU) istotnymi w procesie integracji cudzoziemców i realizacji procedury nadania statusu uchodźcy lub ochrony uzupełniającej.
- Tworzenie baz danych: wolontariuszy (we współpracy z Regionalnym Centrum Wolontariatu, baza także wśród cudzoziemców), instytucji na poziomie samorządowym w innych częściach Polski, organizacji pozarządowych zajmujących się cudzoziemcami/uchodźcami i ich integracją.
- Wyszukiwanie i przekazywanie informacji o szkoleniach na temat wielokulturowości, pracy integracyjnej itp. dla pracowników gmin.
- Zabezpieczenie i przekazanie niezbędnych środków do poszczególnych wydziałów, instytucji czy organizacji pozarządowych z budżetu Miasta Słupska na realizację zaplanowanych działań w obszarach integracji.
- Zapewnienie międzyinstytucjonalnego oraz szkolnego asystenta międzykulturowego w zależności od potrzeb instytucji i cudzoziemców i uchodźców.
- Zorganizowanie wizyty studyjnej instytucji i organizacji zaangażowanych w LSICU do kraju, w którym rozwinięta jest polityka integracyjna.
Komunikacja wewnętrzna
- Budowa i aktualizacja bazy danych osób wchodzących w skład LSICU oraz podmiotów zewnętrznych (tłumacze, asystenci międzykulturowi, samorządy realizujące polityki integracyjne, organizacje pozarządowe itp.).
- Ustalenie wewnętrznych kanałów komunikacji.
- Przekazywanie bieżących informacji i komunikatów do wszystkich podmiotów w LSICU.
- Nadzór lub przygotowanie bazy danych wewnętrznych o charakterze informacyjnym i edukacyjnym dla członków LSICU zawierającą: dane prawne, podręczniki, procedury, broszury, materiały edukacyjne, raporty, kontakty do ekspertów w zakresie integracji cudzoziemców.
- Organizacja spotkań zespołu LSICU (ustalenie częstotliwości spotkań, zakres spraw poruszanych na spotkaniach, formy spotkań itp.).
Komunikacja zewnętrzna
- Określenie celów i standardów komunikacji.
- Nadzór nad rzetelnością i językiem komunikatów.
- Planowanie działań edukacyjnych i informacyjnych dla społeczności Słupska, w tym cudzoziemców.
- Współpraca z mediami.
- Współpraca z Wydziałem Dialogu i Komunikacji Społecznej.
- Nadzór nad budową bazy edukacyjnej i informacyjnej dla mieszkańców i cudzoziemców (np. w formie portalu informacyjnego, materiałów drukowanych, kampanii społecznych itp.).
Rozwój kompetencji
- Diagnozowanie potrzeb rozwojowych członków LSICU.
- Wyszukiwanie i kierowanie na szkolenia członków LSICU.
- Organizacja wizyt studyjnych.
- Przygotowanie sugestii dla Wydziału Zarządzania Kadrami dotyczących planowania i rozwoju zasobów kadrowych.
Ewaluacja
- Stworzenie planu badań ewaluacyjnych.
- Zbudowanie narzędzi ewaluacji.
- Wykonanie lub zlecenie ewaluacji.
- Wprowadzanie niezbędnych zmian wynikających z ewaluacji.